Zarządzenie Nr 3/2014 z dnia 24 lutego 2014 r.
w sprawie nadania Zespołowi Obsługi Ekonomiczno-Administracyjnej Szkół Gminy Michałowice regulaminu organizacyjnego.
Na podstawie § 3 ust. 5 Statutu Zespołu Obsługi Ekonomiczno-Administracyjnej Szkół Gminy Michałowice, stanowiącego załącznik do uchwały nr XIII/76/2003 Rady Gminy Michałowice z dnia 30 października 2003 r. w sprawie utworzenia jednostki budżetowej pod nazwą: :Zespół Obsługi Ekonomiczno-Administracyjnej Szkół Gminy Michałowice” (Dziennik Urzędowy Województwa Mazowieckiego Nr 306, poz. 8163 ze zm.) zarządza się, co następuje:
§ 1
Zespołowi Obsługi Ekonomiczno-Administracyjnej Szkół Gminy Michałowice nadaje się Regulamin organizacyjny w brzmieniu załącznika do niniejszego zarządzenia.
§ 2
Traci moc Zarządzenie nr 11/2013 Dyrektora Zespołu Obsługi Ekonomiczno-Administracyjnej Szkół Gminy Michałowice z dnia 15 lipca 2013 r. w sprawie nadania Zespołowi Obsługi Ekonomiczno-Administracyjnej Szkół Gminy Michałowice regulaminu organizacyjnego.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik do Zarządzenia nr 3/2014
Dyrektora ZOEAS z dnia 24 lutego 2014 r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
ZESPOŁU OBSŁUGI EKONOMICZNO – ADMINISTRACYJNEJ SZKÓŁ
GMINY MICHAŁOWICE
ROZDZIAŁ I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Regulamin Organizacyjny określa organizację, zakres i zasady funkcjonowania Zespołu Obsługi Ekonomiczno-Administracyjnej Szkół Gminy Michałowice.
§ 2
Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
- Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Michałowice,
- Radzie – należy przez to rozumieć Radę Gminy Michałowice,
- Wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Michałowice,
- Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora ZOEAS,
- Szkole – należy przez to rozumieć szkoły publiczne prowadzone przez Gminę Michałowice,
- Przedszkolu – należy przez to rozumieć przedszkola publiczne prowadzone przez Gminę Michałowice, przedszkola i punkty niepubliczne oraz żłobki prowadzone przez inne podmioty niż gmina,
- Zespole – należy przez to rozumieć Zespół Obsługi Ekonomiczno-Administracyjnej Szkół Gminy Michałowice.
§ 3
- Zespół Obsługi Ekonomiczno-Administracyjnej Szkół Gminy Michałowice, zwany dalej w skrócie „Zespołem” jest jednostką organizacyjną Gminy Michałowice.
- Zespół działa na podstawie:
- uchwały nr XIII/76/2003 rady Gminy Michałowice z dnia 30 października 2003 r. w sprawie utworzenia jednostki budżetowej pod nazwą „Zespół Obsługi Ekonomiczno-Administracyjnej Szkół Gminy Michałowice” (Dziennik Urzędowy Województwa Mazowieckiego Nr 306, poz. 8163 ze zmianą)
- niniejszego regulaminu.
ROZDZIAŁ II
ZAKRES DZIAŁANIA I ORGANIZACJI ZESPOŁU
§ 4
- Zadaniem Zespołu jest wykonywanie obsługi finansowo - księgowej, administracyjnej, kadrowej i organizacyjnej szkół i przedszkoli z terenu gminy zgodnie z przepisami obowiązującego prawa dotyczącego oświaty oraz funkcjonowania placówek oświatowych.
- Zadania Zespołu obejmują:
- prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej oraz spraw kadrowych i organizacyjnych Zespołu,
- prowadzenie obsługi finansowo-księgowej, kadrowej i organizacyjnej jednostek oświatowych, z uwzględnieniem odpowiedzialności dyrektorów poszczególnych jednostek za całość gospodarki finansowej oraz sprawy kadrowe,
- współpraca z dyrektorami placówek oświatowych przy planowaniu budżetów szkół i przedszkoli.
- przygotowanie sprawozdań finansowych obsługiwanych jednostek oraz Zespołu,
- sprawowanie nadzoru nad wykorzystaniem środków budżetowych przez dyrektorów jednostek oświatowych,
- przygotowanie dokumentacji przetargowej i prowadzenie zamówień publicznych w zakresie wspólnego przedmiotu zamówienia dla Zespołu i placówek oświatowych oraz zamówień dla placówek oświatowych,
- przygotowanie projektów uchwał Rady Gminy z zakresu działania Zespołu,
- prowadzenie spraw kadrowych pracowników zatrudnionych w placówkach oświatowych,
- przygotowanie list płac dla pracowników placówek oświatowych oraz dokonywanie przelewów,
- prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem i rozliczaniem dotacji dla publicznych i niepublicznych placówek oświatowych działających na terenie Gminy, prowadzonych przez osoby prawne lub osoby fizyczne,
- prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem i rozliczaniem dotacji dla żłobków i klubów dziecięcych działających na terenie Gminy,
- prowadzenie spraw związanych z realizacją pomocy materialnej dla uczniów – stypendia, zasiłki szkolne, przygotowanie decyzji administracyjnych w tym zakresie do podpisu przez Wójta Gminy,
- prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem kosztów kształcenia młodocianych pracowników,
- prowadzenie spraw związanych z kontrolą obowiązku nauki,
- prowadzenie spraw związanych z dowożeniem uczniów do placówek,
- nadzorowanie spraw z zakresu zapewnienia bezpieczeństwa uczniom i pracownikom w placówkach oświatowych,
- współpraca z dyrektorami jednostek oświatowych w zakresie organizacyjnego przygotowania roku szkolnego, przedkładanie do zatwierdzenia Wójtowi Gminy zaopiniowanych arkuszy organizacji pracy placówek na nowy rok szkolny oraz aneksów do arkuszy organizacyjnych.
- prowadzenie kontroli w szkołach i przedszkolach w zakresie należącym do kompetencji organu prowadzącego,
- przygotowywanie konkursów na stanowisko dyrektorów placówek oświatowych,
- przygotowywanie ocen pracy dyrektorów jednostek oświatowych,
- prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem nauczycielom i dyrektorom nagród organu prowadzącego, wnioskowanie o nagrody Mazowieckiego Kuratora Oświaty oraz Ministra Edukacji Narodowej,
- prowadzenie postępowań w sprawach awansu zawodowego nauczycieli w zakresie należącym do zadań organu prowadzącego,
- wykonywanie i koordynowanie działań związanych ze sporządzaniem sprawozdań i analiz zgodnie z ustawą o systemie informacji oświatowej,
- inicjowanie rozwiązań w zakresie organizacji szkół i przedszkoli, skutkujących wprowadzeniem usprawnień oraz oszczędności w funkcjonowaniu tych placówek,
- sporządzanie corocznej informacji o realizacji zadań oświatowych.
- Działanie Zespołu ma charakter usługowy w stosunku do obsługiwanych szkół i przedszkoli, nie może naruszyć ich autonomii oraz kompetencji.
- Zespół wykonuje inne zadania zlecone przez organy gminy – Radę i Wójta.
- Rozporządzając środkami publicznymi Zespół ma określone wewnętrzne zasady prowadzenia rachunkowości, takie jak:
- jednolity zakładowy plan kont,
- instrukcję kasową,
- politykę rachunkowości,
- ewidencjonowanie składników majątkowych,
- regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
- Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego chyba, że przepisy szczegółowe stanowią inaczej.
- W Zespole obowiązuje instrukcja kancelaryjna oraz jednolity rzeczowy wykaz akt.
- W Zespole prowadzone są następujące rejestry i ewidencje:
- rejestr kancelaryjny – pisma przychodzące i pisma wychodzące,
- rejestr zarządzeń Dyrektora Zespołu,
- rejestr decyzji administracyjnych wydanych przez Wójta Gminy, a dotyczących spraw oświatowych,
- rejestr umów i zleceń,
- rejestr zamówień publicznych,
- rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,
- rejestr wniosków i zaświadczeń dotyczących awansu zawodowego nauczycieli na stopień nauczyciela mianowanego,
- ewidencja szkół i placówek niepublicznych,
- rejestr skarg i wniosków,
- rejestr żłobków i klubów dziecięcych.
§ 5
- Celem zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Zespole obowiązuje Kodeks Etyki Pracownika Zespołu.
- Oświadczenia pracownika o zapoznaniu z postanowieniami Kodeksu Etyki Pracownika Zespołu i zobowiązanie do przestrzegania zasad z niego wynikających stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
§ 6
- Zespół jest jednostką budżetową.
- Zespół jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
- Siedzibą Zespołu są Reguły, ul. Aleja Powstańców Warszawy 1.
- Zespół pracuje w dni robocze w godzinach 8.00 – 16.00.
§ 7
Nadzór nad działalnością Zespołu sprawuje Wójt Gminy, a w zakresie finansowym Skarbnik Gminy.
§ 8
- W skład Zespołu wchodzą następujące stanowiska:
- Dyrektor
- Główny Księgowy
- Radca Prawny
- Stanowisko ds. księgowości
- Stanowisko ds. księgowości i obsługi kasy
- Stanowisko ds. kadrowych
- Stanowisko ds. płacowych
- Stanowisko ds. administracyjno – oświatowych
- Kierowca samochodu osobowo-towarowego
- Stanowiska mogą być jedno lub wieloosobowe.
- Schemat struktury organizacyjnej Zespołu określa załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu
ROZDZIAŁ III
DYREKTOR ZESPOŁU
§ 9
- Dyrektora Zespołu zatrudnia i zwalnia Wójt Gminy. Dyrektor podlega bezpośrednio Wójtowi Gminy.
- Dyrektor jednoosobowo kieruje Zespołem i ponosi odpowiedzialność za całokształt spraw należących do zakresu działania podległej jednostki organizacyjnej.
- Do zadań Dyrektora Zespołu w szczególności należy:
- podejmowanie decyzji zgodnie z prawem i obowiązującym statutem,
- dokonywanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec pracowników,
- ustalenie wewnętrznej organizacji pracy Zespołu, w szczególności określenie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników zatrudnionych na poszczególnych stanowiskach,
- podejmowanie decyzji w sprawach zatrudniania i wynagradzania pracowników,
- ustalenie zasad obiegu dokumentów wewnętrznych w Zespole i zapewnienie sprawności ich obiegu,
- nadzór nad wszystkimi sprawami prowadzonymi przez pracowników Zespołu,
- współpraca z dyrektorami szkół i przedszkoli w zakresie działania Zespołu,,
- dokonywanie określonych analiz o sytuacji finansowo-kadrowej obsługiwanych placówek oraz zgłaszanie swoich uwag i propozycji Wójtowi ,
- opiniowanie projektów organizacyjnych szkół i przedszkoli,
- zapewnienie pracownikom Zespołu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
- przyznawanie nagród dla pracowników Zespołu.
- Dyrektor dysponuje środkami budżetowymi przydzielonymi w planie finansowym Zespołu.
ROZDZIAŁ IV
ZAKRESY ZADAŃ PRACOWNIKÓW ZESPOŁU
§ 10
Do zakresu zadań Głównego Księgowego w szczególności należy:
- kontrola dokumentów finansowych w celu zapewnienia właściwego przebiegu operacji gospodarczych, sporządzanie kalkulacji wynikowych kosztów wykonywanych zadań i sprawozdawczości finansowej,
- opracowywanie i wprowadzanie w życie przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów finansowych i rozliczania inwentaryzacji,
- nadzorowanie całokształtu prac w zakresie rachunkowości wykonywanych na poszczególnych stanowiskach pracy,
- dysponowanie środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu,
- zapewnienie pod względem finansowym realizacji umów na wykonanie usług i robót zawieranych przez jednostkę z uwzględnieniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych,
- przestrzeganie rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych,
- analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu Gminy, subwencji i innych będących w dyspozycji Zespołu, bieżące informowanie o ich realizacji Dyrektora Zespołu i dyrektorów szkół i przedszkoli,
- opracowywanie sprawozdań finansowych z wykonania budżetu,
- wykonywanie kontroli wewnętrznej,
- dekretacja otrzymanych dokumentów finansowych, aprobata wszystkich pism dotyczących spraw finansowych,
- prowadzenie księgowości analitycznej,
- zatwierdzanie dokumentów do wypłaty.
§ 11
Do zakresu zadań radcy prawnego należy:
- świadczenie pomocy prawnej, a w szczególności udzielanie porad prawnych, sporządzanie opinii prawnych,
- opracowywanie projektów aktów prawnych obowiązujących w Zespole,
- występowanie przed sądami i urzędami,
- inicjowanie rozwiązań usprawniających pracę Zespołu.
§ 12
Do zadań pracownika na stanowisku ds. księgowości w szczególności należy:
- prowadzenie rachunkowości jednostek budżetowych w szkołach , przedszkolach i Zespole,
- prowadzenie analityki kont wydatków z podziałem na poszczególne rozdziały i paragrafy,
- uzgadnianie kont na koniec każdego miesiąca,
- prowadzenie spraw dotyczących funduszu socjalnego dla szkół, przedszkoli, Zespołu,
- sporządzanie miesięcznych sprawozdań z wykonania budżetu,
- prowadzenie księgi środków trwałych w Zespole,
- rozliczanie inwentaryzacji,
- wystawianie i rozliczanie kart drogowych kierowcy,
- dokonywanie analiz i rozliczeń środków finansowych na realizację zadań w szkołach, przedszkolach, Zespole, informowanie o ich stanie Głównego Księgowego i Dyrektora,
- przygotowanie dokumentacji do prowadzonych przez Zespół zamówień publicznych,
- rozliczanie dotacji dla szkół i placówek niepublicznych oraz żłobków i klubów dziecięcych,
- prowadzenie spraw związanych z realizacją pomocy materialnej dla uczniów – stypendia, zasiłki szkolne, przygotowanie decyzji administracyjnych w tym zakresie do podpisu przez Wójta Gminy,
- zastępowanie Głównego Księgowego w czasie jego nieobecności.
§ 13
Do zadań pracownika na stanowisku ds. księgowości i obsługi kasowej w szczególności należy:
- prowadzenie spraw kasowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,
- podejmowanie i zabezpieczenie gotówki na wynagrodzenia pracowników szkół, przedszkoli i zespołu oraz rozliczanie wypłat,
- prowadzenie i sporządzanie raportów kasowych,
- ścisłe przestrzeganie wysokości ustalonego pogotowia kasowego,
- rozliczanie pobranych zaliczek na zakupy na podstawie decyzji Dyrektora,
- prawidłowe podejmowanie i zabezpieczanie gotówki w kasie,
- realizacja zadań wymienionych w § 12 niniejszego regulaminu.
§ 14
Do zadań pracownika na stanowisku ds. płacowych w szczególności należy:
- prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników obsługiwanych placówek i Zespołu oraz ich bieżąca aktualizacja,
- sporządzanie list płac, nanoszenie wszelkiego rodzaju potrąceń i dodatków na podstawie decyzji i wykazów,
- sporządzanie przelewów bankowych,
- naliczanie i rozliczanie zwolnień lekarskich, zasiłków macierzyńskich i innych,
- dokonywanie pełnych rozliczeń z ZUS oraz ubezpieczeń od nieszczęśliwych wypadków,
- naliczanie i rozliczanie podatku od wynagrodzeń i współpraca w tym zakresie z US,
- wydawanie zaświadczeń o wysokości zarobków,
- współudział w przygotowywaniu dokumentów dla pracowników przechodzących na emeryturę lub rentę,
- sporządzanie wydruków PIT8 i PIT11.
- wykonywanie i koordynowanie działań związanych ze sporządzaniem sprawozdań i analiz zgodnie z ustawą o systemie informacji oświatowej,
- uczestnictwo w kontrolach prowadzonych przez Zespół w placówkach oświatowych.
§ 15
Do zadań pracownika na stanowisku ds. kadrowych w szczególności należy:
- prowadzenie teczek akt osobowych pracowników Zespołu, szkół i przedszkoli,
- prowadzenie dokumentacji związanej z dyscypliną pracy,
- rejestrowanie i wydawanie dokumentów kadrowych wynikających z akt osobowych,
- poświadczanie „za zgodność z oryginałem” dokumentów z zakresu zatrudnienia,
- rejestracja uprawnień pracowniczych (nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne lub rentowe, dodatki),
- prowadzenie dokumentacji związanej z obecnością w pracy i urlopami pracowników Zespołu,
- kompletowanie i przekazywanie do właściwych oddziałów ZUS dokumentów pracowników przechodzących na emeryturę lub rentę,
- prowadzenie całości spraw związanych z wypadkami przy pracy,
- sporządzanie sprawozdań dotyczących spraw kadrowych,
- prowadzenie postępowań w sprawie awansu zawodowego nauczycieli,
- przygotowanie dokumentacji konkursów na dyrektorów placówek oświatowych,
- prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem doskonalenia zawodowego nauczycieli,
- uczestnictwo w kontrolach prowadzonych przez Zespół w placówkach oświatowych.
§ 16
Do zadań pracownika na stanowisku ds. administracyjno – oświatowym w szczególności należy:
- prowadzenie spraw administracyjnych Zespołu,
- prowadzenie rejestrów i ewidencji Zespołu,
- przygotowanie dokumentacji i prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi,
- rejestrowanie poczty przychodzącej i nadzorowanie jej obiegu,
- prowadzenie spraw zaopatrzenia Zespołu,
- przygotowanie rocznej informacji o stanie zadań oświatowych,
- przygotowanie projektów uchwał z zakresu działania ZOEASu,
- przygotowanie rocznego planu kontroli w placówkach oświatowych i realizacja kontroli,
- wstępne opiniowanie arkuszy i aneksów organizacji pracy szkół i przedszkoli,
- prowadzenie spraw związanych z wypadkami w placówkach oświatowych,
- prowadzenie spraw związanych z rekrutacją dzieci i młodzieży do placówek oświatowych,
- rozliczanie dofinansowania do zakupów podręczników w ramach programu „wyprawka szkolna”,
- prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem kosztów kształcenia młodocianych
- pracowników,
- prowadzenie spraw związanych z kontrolą obowiązku nauki,
- prowadzenie spraw związanych z dowożeniem uczniów do placówek,
- uczestnictwo w kontrolach prowadzonych przez Zespół w placówkach oświatowych.
§ 17
Do zadań kierowcy samochodu osobowo-towarowego w szczególności należy:
- przestrzeganie przepisów prawa o ruchu drogowym,
- przestrzegania dyscypliny pracy,
- przestrzeganie praw i obowiązków wynikających z przepisów kodeksu drogowego,
- codzienne sprawdzanie stanu technicznego pojazdu,
- świadczenie usług przewozowych dla szkół i przedszkoli zgodnie z opracowanym harmonogramem,
- podejmowanie decyzji w sytuacjach zagrożenia podczas wykonywania pracy,
- bezwzględne informowanie dyrektora o ewentualnym braku uprawnień, umiejętności technicznych oraz innych możliwości pozwalających na wykonanie prac wynikających z polecenia dyrektora,
- dokonywanie zakupów dla prawidłowego funkcjonowania Zespołu,
- wcześniejsze uzgadnianie z dyrektorem trybu i sposobu wykonywania innych zleceń.
ROZDZIAŁ V
PLANOWANIE I WYKONANIE BUDŻETU
§ 17
- Budżet „oświaty” składa się z planów finansowych poszczególnych szkół i przedszkoli oraz planu finansowego Zespołu, który uchwala Rada.
- Budżet „oświaty” opracowany jest zgodnie z procedurą określoną w Uchwale Rady w sprawie określenia procedury uchwalania budżetu gminy oraz rodzajów szczegółowości materiałów informacyjnych towarzyszących projektowi.
- Dysponentem środków finansowych budżetu szkoły, przedszkola czy Zespołu, jest dyrektor jednostki, za co ponosi odpowiedzialność.
- Budżet realizowany jest zgodnie z opracowanym i przyjętym harmonogramem dochodów i wydatków.
§ 18
- Zespół dokonuje dyspozycji środków finansowych szkół, przedszkoli do wysokości planu finansowego danej placówki, wynikającego z organizacji (zatwierdzonej w planie organizacyjnym na dany rok) po uprzednim potwierdzeniu tej dyspozycji pod względem merytorycznym przez dyrektora lub upoważnionego pracownika.
- Dyspozycja środków finansowych następuje po sprawdzeniu dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym w Zespole przez głównego księgowego i zatwierdzeniu przez dyrektora placówki.
- Czeki i inne dokumenty obrotu pieniężnego podpisuje dyrektor Zespołu i główny księgowy Zespołu lub osoby upoważnione.
ROZDZIAŁ VI
PORZĄDEK WEWNĘTRZNY W ZESPOLE
§ 19
- Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, dotyczących pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umowy o pracę.
- Pracownik jest obowiązany w szczególności:
- przestrzegać czasu pracy ustalonego w Zespole,
- przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego porządku,
- przestrzegać przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów
- przeciwpożarowych,
- stosować się do przepisów prawa,
- planować swoją pracę mając na celu jej efektywność,
- dbać o dobra Zespołu, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których
- ujawnienie mogłoby narazić Zespół na szkodę,
- przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach,
- przestrzegać w Zespole zasad współżycia społecznego i współdziałać z pozostałymi
- pracownikami przy realizacji zadań.
- Pracownicy Zespołu ponoszą odpowiedzialność służbową i dyscyplinarną przed Dyrektorem.
- Szczegółowe kompetencje i odpowiedzialność pracowników określają ich zakresy czynności.
§ 20
- Informacji w sprawach podstawowych z zakresu działania Zespołu jako całości udziela Dyrektor Zespołu.
- Główny księgowy oraz pracownicy udzielają informacji z zakresu swojego działania.
- W celu właściwego przekazywania informacji oraz zawiadamiania obywateli o zasadach pracy w Zespole publikuje się informacje w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej Gminy.
ROZDZIAŁ VII
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 21
- W sprawach nie uregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy.
- Zmiany regulaminu mogą być dokonywane w trybie właściwym dla jego nadania.
Załączniki
Data ostatniej modyfikacji: 02.06.2014
Wyświetleń: 431